Objective group 1 Create and manage presentations Of PowerPoint

Objective group 1

Create and manage presentations

 

Basics Of PowerPoint Part 1

The skills tested in this section of the Microsoft Office Specialist exam for Microsoft PowerPoint 2016 relate to creating and managing presentations and slides, rather than slide content. Specifically, the following objectives are associated with this set of skills:

1. Create a presentation
2. Insert and format slides
3. Modify slides, handouts, and notes
4. Order and group slides
5. Change presentation options and views
6. Configure a presentation for print
7. Configure and present a slide show

You can create PowerPoint presentations from scratch or from a template, or by importing a list of slide titles and content from another file. If you frequently

create presentations for a specific purpose, you can efficiently maintain consistent layout and formatting of slides, handouts, and notes by using masters.

Traditionally, presentations are presented electronically as slideshows. You can configure a slideshow that you will present, or for someone else to play locally or online. You can also print presentations and their supporting materials

This chapter guides you in studying ways of creating and displaying presen- tations; creating and managing slides; printing presentation content, speaker notes and slide handouts; and configuring and presenting slide shows.

 Objective 1.1: Create a presentation

Create a new presentation

When creating a PowerPoint presentation, you have several options, including the following:

• Create a blank presentation that consists only of a title slide, add slides and slide content, and then format the presentation.
• Import a list of slide titles from a text document, add slide content and a title slide, and then format the presentation.
• Import slide titles and content from a Microsoft Word file, add a title slide, and then format the presentation.
• Create a preformatted or prepopulated presentation based on a local or online template.

When PowerPoint is running, you can create a blank or prepopulated presentation from the New page of the Backstage view.

Create a New presentation

By default, a new presentation includes only a title slide. You can add blank content slides to the presentation, or copy or move slides from another presentation.

 To create a blank presentation

• Start PowerPoint. On the start screen, press Esc or click Blank Presentation.
• On the New page of the Backstage view, click Blank Presentation.
• From the program window, press Ctrl+N.

Create a presentation based on a template

Creating attractive presentations from scratch can be time-consuming. You can save time by basing your presentation on one of the templates that come with PowerPoint. Two types of templates are available when creating a new presentation:

• Design template This is a blank presentation with a theme, and sometimes graphics, already applied to it. Some templates supply only a title slide and leave it to you to add the other slides you need; other templates supply an example of each of the available slide layouts.
• Content template From the PowerPoint start screen, you can preview and download presentation templates that are available from the Office website. These templates provide not only the design but also suggestions for con- tent that is appropriate for different types of presentations, such as reports or product launches. After downloading the template, you simply customize the content provided in the template to meet your needs.

To create a presentation based on a template

• On the start screen or on the New page of the Backstage view, do one of the following:
  • Click a featured template. If color options are shown in the preview window, click the color scheme you want, and then click Create.
  • Double-click a featured template to create a presentation with the default color scheme.
  • Enter a template type or subject in the search box, and then press Enter or click the Search button. Click a template thumbnail to preview its contents, and then create a presentation by clicking Create in the preview window; or double-click the template thumbnail to create a presentation without first previewing it.
  • Click the Personal heading, and then double-click a custom or downloaded workbook template.

Import Word document outlines

To create an unformatted presentation that includes slides, you can import a text file or Word document that contains the slide information. PowerPoint creates unformatted Title And Content slides corresponding to the slide titles specified in the source file.

When creating a presentation from text file content, you can create only slide titles, because text files don’t support formatting options that would inform PowerPoint of how you want to use the content. When creating a presentation from Word file content, however, you can format the content by applying multiple heading levels.

Import Word Document Online

PowerPoint creates slides, slide titles, and multiple levels of bulleted content based on the heading levels assigned within the Word document. PowerPoint uses only the headings and no other document content. Paragraphs styled as Title or Heading1 become slide titles, and paragraphs styled as Heading2 through Heading9 become bullet points.

If you save an outline containing styled headings as a Word document (.doc or .docx) or a Rich Text Format (RTF) file (.rtf), you can create a new presentation by opening the outline from PowerPoint, or add the outline slides to the existing presentation by importing the outline.

To prepare a Word document as a presentation outline

1. Create a Word document that contains the slide titles and bulleted list content for the slides you want. The document can also contain other content.
2. In the Word document, apply the Title or Heading1 style to text that equates to new slide titles, the Heading2 style to text that equates to first-level bullet points on the slide, and the Heading3 style to text that equates to second-level bullet points. Then save the file

To create a presentation based on a Word outline

1. Identify a document that contains the correctly styled outline content.
2. In PowerPoint, do the following:
   1. From the Open page of the Backstage view, browse to the folder that contains the Word document.
   2. In the Open dialog box, in the File Type list, click All Files or All Outlines.
   3. Double-click the Word document to create a presentation populated with slides corresponding to the slide titles in the document.

To insert slides based on a Word outline into an existing presentation

1. Identify a document that contains the correctly styled outline content.
2. Open the presentation you want to insert slides into.
3. In the Slides pane, click to position the insertion bar in the location where you want to insert the new slides.
4. On the Insert tab, in the Slides group, click the New Slide arrow, and then click

Slides from Outline.

1. In the Insert Outline dialog box, browse to the folder that contains the Word document, and then double-click the document to insert slides corresponding to the slide titles in the document.

STILL READ THE COMPLETE COURSE OF POWERPOINT 
PLZ CONTACT US TO GET THE FULL GUIDE BOOK OF MS POWERPOINT